Mit Microsoft Flow können Sie die Verwaltung von Dokumenten und Prozessen dienstübergreifend, z.B über die Dienste SharePoint, Dynamics CRM, Salesforce, OneDrive for Business, Zendesk oder WordPress, verwalten.

Fügen Sie zum Erstellen eines Genehmigungsworkflows einem beliebigen Flow die Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten hinzu. Nach dem Hinzufügen dieser Aktion kann der Flow die Genehmigung von Dokumenten oder Prozessen verwalten. Sie können z.B. Genehmigungsflows für Dokumente erstellen, um Rechnungen, Arbeitsaufträge und Verkaufsangebote zu genehmigen. Sie können auch Genehmigungsflows für Prozesse erstellen, mit denen Urlaubsanträge, Überstunden oder Dienstreisen genehmigt werden.

Die genehmigenden Personen verwalten Anforderungen mithilfe ihres E-Mail-Postfachs, des Genehmigungscenters auf der Microsoft Flow-Website oder der Microsoft Flow-App.

Erstellen eines Genehmigungsflows

Hier erhalten Sie eine Übersicht über den zu erstellenden und zu testenden Flow:

Übersicht des Flows

Mit dem Flow werden die folgenden Schritte ausgeführt:

  1. Er wird gestartet, wenn jemand in einer SharePoint Online-Liste einen Urlaubsantrag erstellt.

  2. Der Urlaubsantrag wird dem Genehmigungscenter hinzugefügt, und die genehmigende Person erhält den Antrag per E-Mail.

  3. Nachdem die genehmigende Person eine Entscheidung getroffen hat, erhält der Antragsteller eine Antwort per E-Mail.

  4. Anschließend wird die SharePoint Online-Liste mit der Entscheidung und Kommentaren der für die Genehmigung zuständigen Person aktualisiert.

Voraussetzungen

Um diese exemplarische Vorgehensweise nachzuvollziehen, benötigen Sie Zugriff auf:

  • Microsoft Flow

  • Eine SharePoint Online-Liste

  • Ein Konto für Office 365 Outlook und Office 365-Benutzer

Hinweis:

In dieser exemplarischen Vorgehensweise verwenden wir SharePoint Online und Office 365 Outlook. Sie können aber auch andere Dienste wie Zendesk, Salesforce und Gmail verwenden.

Erstellen Sie zunächst (vor dem Flow) eine SharePoint Online-Liste. Wir werden diese Liste später verwenden, um Urlaubsanfragen genehmigen zu lassen.

Erstellen Sie diese Spalten in Ihrer SharePoint Online-Liste:

Spalten der SharePoint Online-Liste

Notieren Sie sich den Namen und die URL der SharePoint Online-Liste. Sie benötigen diese Elemente später, wenn Sie den Trigger SharePoint – Wenn ein neues Element erstellt wird konfigurieren.

Erstellen des Flows aus einer leeren Vorlage

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Flow an.

    Anmelden

  2. Wählen Sie die Registerkarte Meine Flows aus.

    „Meine Flows“ auswählen

  3. Wählen Sie Ohne Vorlage neu erstellen aus.

    Ohne Vorlage neu erstellen

Hinzufügen eines Triggers

  1. Geben Sie im Suchfeld den Begriff SharePoint ein.

    SharePoint-Trigger suchen

  2. Suchen Sie den Trigger SharePoint – Wenn ein neues Element erstellt wird, und wählen Sie ihn aus.

    SharePoint-Trigger auswählen

  3. Wählen Sie für die SharePoint-Liste, die der Flow auf neue Elemente hin überwacht, die Websiteadresse und unter Listenname den Namen aus.

Websiteadresse und Listenname sind die Elemente, die Sie sich oben in dieser exemplarischen Vorgehensweise notiert haben.

SharePoint-Info

Hinzufügen einer Profilaktion

  1. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Aktion hinzufügen aus.

    Neuer Schritt

  2. Geben Sie Profil im Suchfeld Aktion auswählen ein.

    Nach Profil suchen

  3. Suchen Sie die Aktion Office 365-Benutzer – Mein Profil abrufen, und wählen Sie sie aus.

    Office-Benutzer auswählen

  4. Geben Sie einen Namen für den Flow ein, und wählen Sie dann Flow erstellen aus, um den bisherigen Stand zu speichern.

    Flow speichern

Hinzufügen einer Genehmigungsaktion

  1. Wählen Sie Flow bearbeiten aus.

    Flow bearbeiten

  2. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Aktion hinzufügen aus.

    Neuer Schritt

  3. Geben Sie Genehmigung im Suchfeld Aktion auswählen ein.

    Genehmigung suchen

  4. Wählen Sie die Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten aus.

    Genehmigungsaktion auswählen

  5. Konfigurieren Sie die Karte Genehmigung starten wie gewünscht.

    Hinweis: Titel und Zugewiesen zu sind Pflichtfelder.

    Genehmigung konfigurieren

Hinweis: Diese Aktion sendet die Anforderung zur Genehmigung an die E-Mail-Adresse, die im Feld Zugewiesen an eingetragen ist.

Hinzufügen einer Bedingung

  1. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Bedingung hinzufügen aus.

    Bedingung hinzufügen

  2. Wählen Sie das Feld Objektname aus, und geben Sie Antwort im Suchfeld ein, das sich auf der Karte Fügen Sie dynamischen Inhalt von den Apps und Diensten hinzu, die in diesem Flow verwendet werden befindet.

  3. Wählen Sie das Token Antwort aus.

    Token „Antwort“ auswählen

  4. Wählen Sie das Feld Wert aus, und geben Sie dort Genehmigen ein.

    Hinweis:

    Die gültigen Antworten auf die Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten lauten „Genehmigen“ und „Ablehnen“. Bei diesen Antworten ist die Groß-/Kleinschreibung zu beachten.

  5. Die Karte Bedingung sollte nun dieser Abbildung entsprechen:

Hinzufügen einer E-Mail-Aktion für Genehmigungen

Führen Sie diese Schritte aus, um eine E-Mail zu versenden, wenn die Urlaubsanfrage genehmigt wird:

  1. Wählen Sie Aktion hinzufügen in der Bedingungsverzweigung Wenn ja, keine Aktion durchführen aus.

    Neuen Schritt hinzufügen

  2. Geben Sie E-Mail senden im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.

    E-Mail-Aktionen suchen

  3. Wählen Sie die Aktion Office 365 Outlook – E-Mail senden aus.

    Aktion „E-Mail senden“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die E-Mail-Karte wie gewünscht.

    Hinweis: An, Betreff und Text sind Pflichtfelder.

    Diese Karte ist eine Vorlage für die E-Mail, die gesendet wird, wenn sich der Status des Urlaubsantrags ändert.

    Hinweis: Verwenden Sie im Feld Text auf der Karte E-Mail senden das Token Kommentare der Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten.

E-Mail-Vorlage „Genehmigt“ konfigurieren

Hinzufügen einer Aktualisierungsaktion für genehmigte Anforderungen

  1. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn Ja die Option Aktion hinzufügen aus.

  2. Geben Sie Aktualisieren im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.

    Aktualisierungsaktion suchen

  3. Wählen Sie die Aktion SharePoint – Element aktualisieren aus.

    „Element aktualisieren“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die Karte Element aktualisieren wie gewünscht.

Hinweis: Websiteadresse, Listenname, Id und Titel sind Pflichtfelder.

„Element aktualisieren“ konfigurieren

Hinzufügen einer E-Mail-Aktion für Ablehnungen

  1. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn nein, keine Aktion durchführen die Option Aktion hinzufügen aus.

  2. Geben Sie E-Mail senden im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.

    E-Mail-Aktion suchen

  3. Wählen Sie die Aktion Office 365 Outlook – E-Mail senden aus.

    Aktion „E-Mail senden“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die E-Mail-Karte wie gewünscht.

    Diese Karte stellt eine Vorlage für die E-Mail dar, die gesendet wird, wenn sich der Status von Urlaubsanträgen ändert.

Konfiguration für abgelehnte Anforderungen

Hinzufügen einer Aktualisierungsaktion für abgelehnte Anforderungen

  1. Wählen Sie Aktion hinzufügen aus.

    Aktion hinzufügen

  2. Geben Sie Element aktualisieren im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.

    Aktualisierungsaktion suchen

  3. Wählen Sie die Aktion SharePoint – Element aktualisieren aus.

    „Element aktualisieren“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die Karte wie gewünscht.

Hinweis: Websiteadresse, Listenname, Id und Titel sind Pflichtfelder.

Karte „Element aktualisieren“

  1. Wählen Sie Flow aktualisieren aus, um den bisherigen Stand zu speichern.

    Aktualisierungsaktion auswählen

Wenn Sie die Schritte oben nachvollzogen haben, sollte Sie diese Abbildung nicht überraschen:

Übersicht des Flows

Jetzt testen wir den Flow, den Sie erstellt haben.

Anfordern einer Genehmigung

Erstellen Sie eine Urlaubsanfrage in der bereits erstellten SharePoint Online-Liste.

Indem Sie die Anfrage speichern, wird der Flow ausgelöst. Dann geschieht Folgendes:

  1. Im Genehmigungscenter wird eine Anforderung erstellt.

  2. Die genehmigenden Personen erhalten eine E-Mail mit der Genehmigungsanforderung.

Nun haben Sie Ihren Flow erstellt und getestet. Teilen Sie nun anderen Personen mit, wie er zu verwenden ist.

Weitere Informationen