In einem parallelen Genehmigungsworkflow sind mehrere Personen erforderlich, um Elemente wie z.B. Rechnungen, Bestellungen, Urlaubsanträge usw. zu genehmigen. Die Genehmigung jeder einzelnen Person ist unabhängig von allen anderen für Genehmigungen zuständigen Personen.

In dieser exemplarischen Vorgehensweise verwenden wir Microsoft Flow, um einen Flow zu erstellen, der einen parallelen Genehmigungsworkflow automatisiert. Dieser Flow automatisiert den Urlaubsantragsprozess für Mitarbeiter, der eine Genehmigung von allen Personen (oder Teams) erfordert, für die der entsprechende Mitarbeiter regelmäßig arbeitet. Mitarbeiter verwenden eine SharePoint-Liste, um Urlaub zu beantragen. Ein Urlaubsantrag muss vom direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters, dem Vertriebsteam und der Personalabteilung genehmigt werden. Jeder Urlaubsantrag wird an jede genehmigende Person zur Entscheidung weitergeleitet. Der Flow sendet eine E-Mail mit Statusänderungen und aktualisiert dann SharePoint mit den Entscheidungen.

Voraussetzungen

  • Microsoft Flow

  • Eine SharePoint Online-Liste

  • Ein Konto für Office 365 Outlook und Office 365-Benutzer

Hinweis:

In dieser exemplarischen Vorgehensweise verwenden wir SharePoint Online und Office 365 Outlook. Sie können aber auch andere Dienste wie Zendesk, Salesforce und Gmail verwenden.

Erstellen Sie zunächst (vor dem Flow) eine SharePoint Online-Liste. Wir werden diese Liste später verwenden, um Urlaubsanfragen genehmigen zu lassen.

Die von Ihnen erstellte SharePoint Online-Liste muss folgende Spalten umfassen:

Spalten der SharePoint-Liste

Notieren Sie sich den Namen und die URL der SharePoint Online-Liste. Sie verwenden diese Elemente später, um den Trigger SharePoint – Wenn ein neues Element erstellt wird zu konfigurieren.

Erstellen des Flows aus einer leeren Vorlage

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Flow an.

    Anmelden

  2. Wählen Sie die Registerkarte Meine Flows aus.

    „Meine Flows“ auswählen

  3. Wählen Sie Ohne Vorlage neu erstellen aus.

    Ohne Vorlage neu erstellen

Hinzufügen eines Triggers

  1. Geben Sie im Suchfeld den Begriff SharePoint ein.

    SharePoint-Trigger suchen

  2. Suchen Sie den Trigger SharePoint – Wenn ein neues Element erstellt wird, und wählen Sie ihn aus.

    SharePoint-Trigger auswählen

  3. Wählen Sie für die SharePoint-Liste, die der Flow auf neue Elemente hin überwacht, die Websiteadresse und unter Listenname den Namen aus.

SharePoint-Info

Abrufen des Vorgesetzten der Person, die den Urlaubsantrag erstellt hat

  1. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Aktion hinzufügen aus.

    Neuer Schritt

  2. Geben Sie im Suchfeld Aktion auswählen die Aktion Vorgesetzten abrufen ein.

  3. Suchen Sie die Aktion Office 365-Benutzer – Vorgesetzten abrufen, und wählen Sie sie aus.

    Office-Benutzer auswählen

  4. Fügen Sie das Token Von E-Mail erstellt in das Feld Benutzer auf der Karte Vorgesetzten abrufen ein.

    Diese Aktion ruft den Vorgesetzten der Person ab, die den Urlaubsantrag in SharePoint erstellt hat.

    Vorgesetzten abrufen – Konfiguration

Benennen und Speichern des Flows

  1. Geben Sie einen Namen für den Flow ein, und wählen Sie dann Flow erstellen aus, um den bisherigen Stand zu speichern.

Flow speichern

Hinweis:

Klicken Sie regelmäßig auf die Option Flow aktualisieren am oberen Rand des Bildschirms, um die Änderungen an Ihrem Flow zu speichern.

Aktualisierungsaktion auswählen

Um nach dem Speichern oder Aktualisieren des Flows weiterhin Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf die Option Flow bearbeiten am oberen Rand des Bildschirms, und fahren Sie dann mit den Änderungen fort.

Hinzufügen einer Genehmigungsaktion für den unmittelbaren Vorgesetzten

  1. Wählen Sie Flow bearbeiten aus.

    Flow bearbeiten

  2. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Aktion hinzufügen aus.

    Neuer Schritt

  3. Geben Sie Genehmigung im Suchfeld Aktion auswählen ein.

    Genehmigung suchen

  4. Wählen Sie die Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten aus.

    Genehmigungsaktion auswählen

  5. Konfigurieren Sie die Karte Genehmigung starten wie gewünscht.

    Hinweis: Titel und Zugewiesen zu sind Pflichtfelder.

    Genehmigung konfigurieren

Wichtig:

Diese Aktion sendet den Urlaubsantrag an die im Feld Zugewiesen zu angegebene E-Mail-Adresse. Fügen Sie daher das E-Mail-Token aus der Liste Vorgesetzten abrufen hinzu.

Einfügen einer Genehmigungsaktion in einer parallelen Verzweigung für das Vertriebsteam

  1. Wählen Sie den nach unten weisenden Pfeil zwischen der Karte Vorgesetzten abrufen und der Karte Genehmigung starten.

  2. Wählen Sie das Pluszeichen aus, das nach dem Auswählen auf dem nach unten weisenden Pfeil angezeigt wird.

  3. Wählen Sie Parallelen Branch hinzufügen aus.

  4. Wählen Sie Aktion hinzufügen aus.

    Vorgesetzten abrufen – Konfiguration

  5. Suchen Sie nach einer Aktion Genehmigung starten, die den Urlaubsantrag an das Vertriebsteam sendet, wählen Sie diese Aktion aus, und konfigurieren Sie sie. Sie finden weitere Informationen in den Schritten zum Hinzufügen einer Genehmigungsaktion für den unmittelbaren Vorgesetzten, wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie die Aktion Genehmigung starten hinzufügen sollen.

Wichtig:

Verwenden Sie die E-Mail-Adresse des Vertriebsteams im Feld Zugewiesen zu der Aktion Genehmigung starten.

Einfügen einer Genehmigungsaktion in einer parallelen Verzweigung für die Personalabteilung

  1. Wiederholen Sie die Schritte zum Einfügen einer Genehmigungsaktion in einer parallelen Verzweigung für das Vertriebsteam, um eine Aktion Genehmigung starten hinzuzufügen und zu konfigurieren, mit der Urlaubsanträge an die Personalabteilung gesendet werden.
Wichtig:

Verwenden Sie die E-Mail-Adresse der Personalabteilung im Feld Zugewiesen zu der Aktion Genehmigung starten.

Wenn Sie der bisherigen Vorgehensweise gefolgt sind, sollte Ihr Flow diesem Beispiel entsprechen:

Flow mit parallelen Verzweigungen

Optionen nach dem Hinzufügen paralleler Verzweigungen

Nachdem Sie Aktionen zu parallelen Verzweigungen hinzugefügt haben, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung, um Ihrem Flow weitere Schritte hinzuzufügen:

  • Verwenden Sie die Schaltfläche Neuen Schritt einfügen (die runde Schaltfläche mit dem Pluszeichen, die angezeigt wird, wenn Sie auf eine leere Fläche in einer Verzweigung oder auf den Bereich direkt unterhalb einer Verzweigung klicken). Diese Schaltfläche fügt dieser spezifischen Verzweigung einen Schritt hinzu. Schritte, die Sie mit dieser Schaltfläche hinzufügen, werden ausgeführt, nachdem diese spezifische Verzweigung abgeschlossen ist.

  • Verwenden Sie die größere Schaltfläche Neuer Schritt unterhalb des gesamten Workflows. Diese Schaltfläche fügt eine Aktion hinzu, die ausgeführt wird, nachdem alle Verzweigungen abgeschlossen sind. Schritte, die Sie mit dieser Schaltfläche hinzufügen, werden ausgeführt, nachdem alle Verzweigungen abgeschlossen sind.

In den folgenden Abschnitten verwenden wir die kleine Schaltfläche Neuen Schritt einfügen, um die folgenden Schritte in jeder Verzweigung auszuführen:

  • Hinzufügen einer Bedingung, die überprüft, ob der Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde

  • Senden einer E-Mail, die den Mitarbeiter über die Entscheidung informiert

  • Aktualisieren des Urlaubsantrags in SharePoint mit der Entscheidung

Danach verwenden wir die größere Schaltfläche Neuer Schritt, um eine E-Mail zu senden, die alle Entscheidungen zum Urlaubsantrag zusammenfasst.

Wir fahren fort:

Hinzufügen einer Bedingung zu jeder Verzweigung

  1. Klicken Sie auf eine beliebige leere Fläche in der Verzweigung Genehmigung starten.
  2. Klicken Sie auf die kleinere Schaltfläche Neuen Schritt einfügen (die runde Schaltfläche mit dem Pluszeichen, die angezeigt wird, nachdem Sie im vorigen Schritt eine leere Fläche ausgewählt haben).
  3. Wählen Sie im angezeigten Menü den Eintrag Bedingung hinzufügen.
  4. Wählen Sie das erste Feld auf der Karte Bedingung, und wählen Sie dann aus der Kategorie Genehmigung starten in der dynamischen Inhaltsliste das Token Antwort.

    Flow mit Bedingung für parallele Verzweigungen

  5. Überprüfen Sie, ob die Liste (in der Mitte der Karte Bedingung) auf ist gleich festgelegt ist.

  6. Geben Sie in das letzte Feld den Text Genehmigen ein (Groß- und Kleinschreibung muss beachtet werden).

  7. Die Karte „Bedingung“ sollte nun diesem Beispiel entsprechen:

    Flow mit Bedingung für parallele Verzweigungen

    Hinweis:

    Diese Bedingung überprüft die Antwort der Aktion Eine Genehmigung starten, die an den Vorgesetzten des Mitarbeiters gesendet wird.

  8. Wiederholen Sie die oben erläuterten Schritte in den Verzweigungen Genehmigung starten 2 (die Genehmigungsanforderung an das Vertriebsteam) und Genehmigung starten 3 (die Genehmigungsanforderung an die Personalabteilung).

Hinzufügen von E-Mail-Aktionen zu jeder Verzweigung

Führen Sie die folgenden Schritte auf der Seite Wenn ja, keine Aktion der Verzweigung Bedingung aus.

Hinweis: Ihr Flow verwendet diese Schritte, um eine E-Mail zu senden, wenn die Anforderung genehmigt wurde:

  1. Wählen Sie Aktion hinzufügen in der Bedingungsverzweigung Wenn ja, keine Aktion durchführen aus.

    Neuen Schritt hinzufügen

  2. Geben Sie E-Mail senden im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.

    E-Mail-Aktionen suchen

  3. Wählen Sie die Aktion Office 365 Outlook – E-Mail senden aus.

    Aktion „E-Mail senden“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die E-Mail-Karte wie gewünscht.

    Hinweis: An, Betreff und Text sind Pflichtfelder.

    Diese Karte ist eine Vorlage für die E-Mail, die gesendet wird, wenn sich der Status des Urlaubsantrags ändert.

    Hinweis: Verwenden Sie im Feld Text auf der Karte E-Mail senden das Token Kommentare der Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten.

E-Mail-Vorlage für Vorabgenehmigungen konfigurieren

Um eine E-Mail zu senden, wenn eine Anforderung abgelehnt wird, verwenden Sie die Seite Wenn nein, keine Aktion der Verzweigung Bedingung, und wiederholen Sie dann die vorherigen Schritte, um eine Vorlage für die E-Mail mit der Ablehnung hinzuzufügen.

Wiederholen Sie die oben erläuterten Schritte in den Verzweigungen Genehmigung starten 2 (die Genehmigungsanforderung an das Vertriebsteam) und Genehmigung starten 3 (die Genehmigungsanforderung an die Personalabteilung).

Aktualisieren des Urlaubsantrags mit der Entscheidung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um SharePoint zu aktualisieren, wenn die Entscheidungen getroffen wurden.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie diese Schritte sowohl auf der Seite Wenn ja als auch auf der Seite Wenn nein der Verzweigung ausführen.

  1. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn Ja die Option Aktion hinzufügen aus.

  2. Geben Sie Aktualisieren im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.

    Aktualisierungsaktion suchen

  3. Wählen Sie die Aktion SharePoint – Element aktualisieren aus.

    „Element aktualisieren“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die Karte Element aktualisieren wie gewünscht.

„Element aktualisieren“ konfigurieren

Wiederholen Sie die vorherigen Schritte in den Verzweigungen Genehmigung starten 2 und Genehmigung starten 3.

Abschließen des Flows

  1. Wählen Sie Neuer Schritt > Aktion hinzufügen.

    „Element aktualisieren“ konfigurieren

  2. Verwenden Sie die oben erläuterten Schritte, um eine E-Mail zu senden, die die Ergebnisse aller Genehmigungen zusammenfasst. Senden Sie diese E-Mail an den Mitarbeiter, der den Urlaub beantragt hat. Ihre Karte sollte in etwa diesem Beispiel entsprechen:

„Element aktualisieren“ konfigurieren

Weitere Informationen zu modernen Genehmigungen

Einführung zu modernen Genehmigungen