Bei einigen Workflows ist eine Vorabgenehmigung erforderlich, bevor die Person, die für die endgültige Entscheidung zuständig ist, den Workflow genehmigt. Ein Beispiel: In einem Unternehmen ist eine sequenzielle Genehmigungsrichtlinie in Kraft, die für Rechnungen über €1.000,00 eine Vorabgenehmigung erfordert, bevor diese von der Finanzabteilung genehmigt werden.

In dieser exemplarischen Vorgehensweise erstellen wir einen sequenziellen Genehmigungsflow, über den Urlaubsanträge von Mitarbeitern verwaltet werden.

Detaillierte Schritte des Flows

Für den Flow gilt Folgendes:

  1. Er startet, wenn ein Mitarbeiter in einer SharePoint Online-Liste einen Urlaubsantrag erstellt.

  2. Er fügt den Urlaubsantrag zum Genehmigungscenter hinzu und sendet den Antrag per E-Mail an die Person, die für die Vorabgenehmigung zuständig ist.

  3. Er sendet die Entscheidung der Vorabgenehmigung per E-Mail an den Mitarbeiter.

  4. Er aktualisiert die SharePoint Online-Liste mit der Entscheidung und Kommentaren der für die Vorabgenehmigung zuständigen Person.

Hinweis: Wenn der Antrag vorab genehmigt wurde, fährt der Flow mit diesen Schritten fort:

  1. Er sendet den Antrag an die Person, die für die endgültige Entscheidung zuständig ist.

  2. Er sendet die endgültige Entscheidung per E-Mail an den Mitarbeiter.

  3. Er aktualisiert die SharePoint-Liste mit der endgültigen Entscheidung.

Diese Abbildung fasst die oben genannten Schritte zusammen:

Visio-Diagramm des Flows

Voraussetzungen

  • Microsoft Flow

  • Eine SharePoint Online-Liste

  • Ein Konto für Office 365 Outlook und Office 365-Benutzer

Hinweis:

In dieser exemplarischen Vorgehensweise verwenden wir SharePoint Online und Office 365 Outlook. Sie können aber auch andere Dienste wie Zendesk, Salesforce und Gmail verwenden.

Erstellen Sie zunächst (vor dem Flow) eine SharePoint Online-Liste. Wir werden diese Liste später verwenden, um Urlaubsanfragen genehmigen zu lassen.

Erstellen Sie die SharePoint Online-Liste mit den folgenden Spalten:

Spalten der SharePoint-Liste

Notieren Sie sich den Namen und die URL der SharePoint Online-Liste. Sie verwenden diese Elemente später, wenn Sie den Trigger SharePoint – Wenn ein neues Element erstellt wird konfigurieren.

Erstellen des Flows aus einer leeren Vorlage

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Flow an.

    Anmelden

  2. Wählen Sie die Registerkarte Meine Flows aus.

    „Meine Flows“ auswählen

  3. Wählen Sie Ohne Vorlage neu erstellen aus.

    Ohne Vorlage neu erstellen

Hinzufügen eines Triggers

  1. Geben Sie im Suchfeld den Begriff SharePoint ein.

    SharePoint-Trigger suchen

  2. Suchen Sie den Trigger SharePoint – Wenn ein neues Element erstellt wird, und wählen Sie ihn aus.

    SharePoint-Trigger auswählen

  3. Wählen Sie für die SharePoint-Liste, die der Flow auf neue Elemente hin überwacht, die Websiteadresse und unter Listenname den Namen aus.

SharePoint-Info

Abrufen des Vorgesetzten der Person, die den Urlaubsantrag erstellt hat

  1. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Aktion hinzufügen aus.

    Neuer Schritt

  2. Geben Sie im Suchfeld Aktion auswählen die Aktion Vorgesetzten abrufen ein.

  3. Suchen Sie die Aktion Office 365-Benutzer – Vorgesetzten abrufen, und wählen Sie sie aus.

    Office-Benutzer auswählen

  4. Fügen Sie das Token Von E-Mail erstellt in das Feld Benutzer auf der Karte Vorgesetzten abrufen ein.

    Diese Aktion ruft den Vorgesetzten der Person ab, die den Urlaubsantrag in SharePoint erstellt hat.

    Vorgesetzten abrufen – Konfiguration

  5. Geben Sie einen Namen für den Flow ein, und wählen Sie dann Flow erstellen aus, um den bisherigen Stand zu speichern.

    Flow speichern

    Hinweis:

    Klicken Sie regelmäßig auf die Option Flow aktualisieren am oberen Rand des Bildschirms, um die Änderungen an Ihrem Flow zu speichern.

    Aktualisierungsaktion auswählen

Wählen Sie nach jedem Speichervorgang die Option Flow bearbeiten am oberen Rand des Bildschirms aus, und fahren Sie dann mit den Änderungen fort.

Hinzufügen einer Genehmigungsaktion für Vorabgenehmigungen

  1. Wählen Sie Flow bearbeiten aus.

    Flow bearbeiten

  2. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Aktion hinzufügen aus.

    Neuer Schritt

  3. Geben Sie Genehmigung im Suchfeld Aktion auswählen ein.

    Genehmigung suchen

  4. Wählen Sie die Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten aus.

    Genehmigungsaktion auswählen

  5. Konfigurieren Sie die Karte Genehmigung starten wie gewünscht.

    Hinweis: Titel und Zugewiesen zu sind Pflichtfelder.

    Genehmigung konfigurieren

Hinweis: Diese Aktion sendet die Anforderung zur Vorabgenehmigung an die E-Mail-Adresse, die im Feld Zugewiesen zu eingetragen ist.

Hinzufügen einer Bedingung

  1. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Bedingung hinzufügen aus.

    Bedingung hinzufügen

  2. Wählen Sie das Feld Objektname aus, und geben Sie Antwort im Suchfeld ein, das sich auf der Karte Fügen Sie dynamischen Inhalt von den Apps und Diensten hinzu, die in diesem Flow verwendet werden befindet.

  3. Wählen Sie das Token Antwort aus.

    Token „Antwort“ auswählen

  4. Wählen Sie das Feld Wert aus, und geben Sie dort Genehmigen ein.

    Hinweis:

    Die gültigen Antworten auf die Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten lauten „Genehmigen“ und „Ablehnen“. Bei diesen Antworten ist die Groß-/Kleinschreibung zu beachten.

  5. Die Karte Bedingung sollte nun dieser Abbildung entsprechen:

Hinweis:

Diese Bedingung überprüft die Antwort der Aktion Eine Genehmigung starten.

Hinzufügen einer E-Mail-Aktion für Vorabgenehmigungen

  1. Wählen Sie Aktion hinzufügen in der Bedingungsverzweigung Wenn ja, keine Aktion durchführen aus.

    Neuen Schritt hinzufügen

  2. Geben Sie E-Mail senden im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.

    E-Mail-Aktionen suchen

  3. Wählen Sie die Aktion Office 365 Outlook – E-Mail senden aus.

    Aktion „E-Mail senden“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die E-Mail-Karte wie gewünscht.

    Hinweis: An, Betreff und Text sind Pflichtfelder.

    Diese Karte ist eine Vorlage für die E-Mail, die gesendet wird, wenn sich der Status des Urlaubsantrags ändert.

    Hinweis: Verwenden Sie im Feld Text auf der Karte E-Mail senden das Token Kommentare der Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten.

E-Mail-Vorlage für Vorabgenehmigungen konfigurieren

Hinzufügen einer Aktualisierungsaktion für vorab genehmigte Anforderungen

  1. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn Ja die Option Aktion hinzufügen aus.

  2. Geben Sie Aktualisieren im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.

    Aktualisierungsaktion suchen

  3. Wählen Sie die Aktion SharePoint – Element aktualisieren aus.

    „Element aktualisieren“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die Karte Element aktualisieren wie gewünscht.

„Element aktualisieren“ konfigurieren

Abrufen des Vorgesetzten der für Vorabgenehmigungen zuständigen Person

  1. Führen Sie die oben erläuterten Schritte zum Abrufen des Vorgesetzten der Person, die den Urlaubsantrag erstellt hat aus, um eine weitere Aktion Vorgesetzten abrufen hinzuzufügen und zu konfigurieren. Diesmal rufen wir den Vorgesetzten der für Vorabgenehmigungen zuständigen Person ab.

  2. Die Karte Vorgesetzten abrufen 2 sollte nach Abschluss des Vorgangs der folgenden Abbildung entsprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie das E-Mail-Token aus der Kategorie Vorgesetzten abrufen der Karte Fügen Sie dynamischen Inhalt von den Apps und Diensten hinzu, die in diesem Flow verwendet werden verwenden.

Vorgesetzten der für Vorabgenehmigungen zuständigen Person abrufen

Hinzufügen der endgültigen Genehmigungsaktion

  1. Führen Sie die oben erläuterten Schritte zum Hinzufügen einer Genehmigungsaktion für Vorabgenehmigungen aus, um eine weitere Aktion Genehmigung starten hinzuzufügen und zu konfigurieren. Diese Aktion sendet eine E-Mail-Anforderung zur endgültigen Genehmigung.

  2. Nach Abschluss des Vorgangs sollte die Karte der folgenden Abbildung entsprechen:

    Genehmigung konfigurieren

Hinzufügen der endgültigen Genehmigungsbedingung

  1. Wiederholen Sie die Schritte unter Hinzufügen einer Bedingung, um eine Bedingung hinzuzufügen und zu konfigurieren, die die Entscheidung der Person überprüft, die für die endgültige Genehmigung zuständig ist.

Senden einer E-Mail mit der endgültigen Genehmigung

  1. Führen Sie die unter Hinzufügen einer E-Mail-Aktion für Vorabgenehmigungen beschriebenen Schritte aus, um eine Aktion hinzuzufügen und zu konfigurieren, die eine E-Mail sendet, wenn ein Urlaubsantrag genehmigt wurde.

  2. Nach Abschluss des Vorgangs sollte die Karte der folgenden Abbildung entsprechen:

E-Mail-Vorlage für endgültige Genehmigungen

Aktualisieren von SharePoint mit der Genehmigung

  1. Führen Sie die Schritte unter Hinzufügen einer Aktualisierungsaktion für vorab genehmigte Anforderungen aus, um eine Aktion hinzuzufügen und zu konfigurieren, die SharePoint aktualisiert, wenn ein Urlaubsantrag genehmigt wurde.

  2. Nach Abschluss des Vorgangs sollte die Karte der folgenden Abbildung entsprechen:

    „Element aktualisieren“ konfigurieren

Senden einer E-Mail mit einer Vorabablehnung

  1. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn nein, keine Aktion durchführen die Option Aktion hinzufügen aus.

  2. Geben Sie E-Mail senden im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.

    E-Mail-Aktion suchen

  3. Wählen Sie die Aktion Office 365 Outlook – E-Mail senden aus.

    Aktion „E-Mail senden“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die E-Mail-Karte wie gewünscht.

    Diese Karte stellt eine Vorlage für die E-Mail dar, die gesendet wird, wenn sich der Status von Urlaubsanträgen ändert.

Konfiguration für abgelehnte Anforderungen

Hinweis: Diese Aktion muss der Verzweigung Wenn nein, keine Aktion durchführen unterhalb der Karte Bedingung hinzugefügt werden.

Aktualisieren von SharePoint mit einer Vorabablehnung

  1. Wählen Sie Aktion hinzufügen aus.

    Aktion hinzufügen

  2. Geben Sie Element aktualisieren im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.

    Aktualisierungsaktion suchen

  3. Wählen Sie die Aktion SharePoint – Element aktualisieren aus.

    „Element aktualisieren“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die Karte wie gewünscht.

SharePoint mit abgelehnten Anforderungen aktualisieren

Senden einer E-Mail mit der endgültigen Ablehnung

  1. Führen Sie die Schritte unter Senden einer E-Mail mit einer Vorabablehnung aus, um eine Aktion hinzuzufügen und zu konfigurieren, die eine E-Mail sendet, wenn ein Urlaubsantrag durch die Person abgelehnt wurde, die für die endgültige Entscheidung zuständig ist.

    Hinweis: Diese Aktion muss der Verzweigung Wenn nein, keine Aktion durchführen unterhalb der Karte Bedingung 2 hinzugefügt werden.

  2. Nach Abschluss des Vorgangs sollte die Karte der folgenden Abbildung entsprechen:

Konfiguration für abgelehnte Anforderungen

Aktualisieren von SharePoint mit einer endgültigen Ablehnung

  1. Führen Sie die Schritte unter Aktualisieren von SharePoint mit einer Vorabablehnung aus, um eine Aktion hinzuzufügen und zu konfigurieren, die SharePoint aktualisiert, wenn die Person, die für die endgültige Entscheidung zuständig ist, einen Urlaubsantrag ablehnt.

  2. Nach Abschluss des Vorgangs sollte die Karte der folgenden Abbildung entsprechen:

Karte „Element aktualisieren“

  1. Wählen Sie Flow aktualisieren aus, um den bisherigen Stand zu speichern.

Aktualisierungsaktion auswählen

Wenn Sie der bisherigen Vorgehensweise gefolgt sind, sollte Ihr Flow dieser Abbildung entsprechen:

Übersicht des Flows

Nachdem der Flow erstellt wurde, wollen wir ihn nun in Aktion sehen.

Anfordern einer Genehmigung

Erstellen Sie eine Urlaubsanfrage in der bereits erstellten SharePoint Online-Liste.

Indem Sie die Anfrage speichern, wird der Flow ausgelöst. Dann geschieht Folgendes:

  1. Im Genehmigungscenter wird eine Anforderung erstellt.

  2. Die genehmigenden Personen erhalten eine E-Mail mit der Genehmigungsanforderung.

Richten Sie sich dabei nach dieser Abbildung:

Urlaubsanfrage

Anzeigen ausstehender Genehmigungsanforderungen

Um alle ausstehenden Genehmigungsanforderungen anzuzeigen, gehen Sie so vor:

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Flow an.

    Anmelden

  2. Wechseln Sie zur Registerkarte Genehmigungen.

    Registerkarte „Genehmigungen“

  3. Suchen Sie alle ausstehenden Genehmigungsanforderungen unter Empfangene Anforderungen.

    Ausstehende Anforderungen

Vorabgenehmigung einer Anforderung

Wenn Sie eine genehmigende Person in einem Genehmigungsflow sind, erhalten Sie immer dann eine E-Mail, wenn jemand eine Anforderung erstellt. Die Genehmigungsanforderung wird auch an das Genehmigungscenter gesendet. Sie können Anforderungen per E-Mail, im Genehmigungscenter und in der Microsoft Flow-App genehmigen oder ablehnen.

So genehmigen Sie eine Anforderung:

Per E-Mail

  1. Wählen Sie in der E-Mail, die Sie erhalten haben, weil der SharePoint Online-Liste ein Element hinzugefügt wurde, Genehmigen aus.

    Hinweis: Wenn Sie ein mobiles Gerät verwenden, auf dem Sie die Microsoft Flow-App installiert haben, wird diese App aufgerufen. Andernfalls wird das Genehmigungscenter in einem Browser geöffnet.

    Anforderungs-E-Mail

  2. Geben Sie einen Kommentar ein, und wählen Sie die Schaltfläche Bestätigen aus.

    Kommentar eingeben

Im Genehmigungscenter

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Flow an.

    Anmelden

  2. Wechseln Sie zur Registerkarte Genehmigungen.

    Ohne Vorlage neu erstellen

  3. Wählen Sie für die Anforderung, die Sie genehmigen möchten, Genehmigen aus.

    Ohne Vorlage neu erstellen

  4. Fügen Sie eine Anmerkung hinzu, und wählen Sie die Schaltfläche Bestätigen aus.

    Anmerkung hinzufügen und bestätigen

In der Microsoft Flow-App

  1. Wählen Sie auf einem Smartphone mit installierter Microsoft Flow-App in der E-Mail mit der Genehmigungsanforderung Genehmigen aus.

  2. Wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm Bestätigen aus.

    „Bestätigen“ auswählen

  3. Die Erfolgsseite wird geöffnet und zeigt an, dass die Genehmigung aufgezeichnet wurde.

    Erfolgsseite

Hinweis: Android, iOS und Windows Phone stellen diesen Bildschirm unterschiedlich dar, die Funktionalität ist aber auf allen Geräten identisch.

Genehmigen der Anforderung

Die Schritte zum Genehmigen einer Anforderung sind die gleichen, die für die Vorabgenehmigung einer Anforderung erforderlich sind.

Hinweis: Die Person, die für die endgültige Genehmigung zuständig ist, erhält den Urlaubsantrag erst, nachdem er vorab genehmigt wurde.

Ablehnen einer Anforderung

Anforderungen können per E-Mail, im Genehmigungscenter und in der Microsoft Flow-App abgelehnt werden. Um eine Anforderung abzulehnen, gehen Sie genauso vor wie zur Genehmigung einer Anforderung, wählen jedoch Ablehnen statt Genehmigen aus.

Nachdem Sie Ihre Entscheidung (Ablehnung der Anforderung) bestätigt haben, führt der Flow die folgenden Schritte aus:

  1. Die Person, die um Urlaub gebeten hat, erhält eine E-Mail.

  2. Die SharePoint Online-Liste wird entsprechend der Entscheidung aktualisiert, einschließlich der Kommentare der genehmigenden Person.

Weitere Informationen

Exemplarische Vorgehensweise für moderne Genehmigungen mit nur einer genehmigenden Person