Microsoft Flow では、SharePoint、Dynamics CRM、Salesforce、OneDrive for Business、Zendesk、WordPress など、複数のサービスにわたり文書やプロセスの承認を管理できます。

承認ワークフローを作成するには、[承認 - 承認を開始] アクションを任意のフローに追加します。 このアクションを追加すると、フローでドキュメントまたはプロセスの承認を管理できるようになります。 たとえば、請求書、作業指示書または販売見積りを承認する、ドキュメントの承認フローを作成できます。 また、休暇申請、超過作業時間、出張計画を承認する、プロセスの承認フローを作成することもできます。

承認者は、受信トレイ、Microsoft Flow Web サイトの承認センター、または Microsoft Flow アプリから要求を管理します。

承認フローを作成する

ここで、作成し、テストするフローの概要を次に示します。

フローの概要

フローでは次の手順を実行します。

  1. 誰かが SharePoint Online リストで休暇申請を作成したときに開始されます。

  2. 休暇申請を承認センターに追加し、それを承認者に電子メールで送信します。

  3. 休暇を申請したユーザーに、承認者の決定内容を含む電子メールを送信します。

  4. SharePoint Online リストを決定コメントによって更新します。

前提条件

このチュートリアルを完了するには、以下にアクセスする必要があります。

  • Microsoft Flow

  • SharePoint Online リスト。

  • Office 365 Outlook と Office 365 ユーザー アカウント。

メモ:

このチュートリアルでは、SharePoint Online と Office 365 Outlook を使用しますが、Zendesk、Salesforce、Gmail など、その他のサービスを使用することもできます。

フローを作成する前に、SharePoint Online リストを作成します。その後、このリストを使用して、休暇の承認を要求します。

SharePoint Online リストで次の列を作成します。

SharePoint Online リストの列。

SharePoint Online リストの名前と URL をメモします。 後で [SharePoint - 新しい項目が作成されたとき] トリガーを構成するときに、この項目が必要になります。

空白のテンプレートからフローを作成する

  1. Microsoft Flow にサインインします。

    サインイン

  2. [自分のフロー] タブを選択します。

    自分のフローの選択

  3. [一から作成] を選択します。

    一から作成する

トリガーの追加

  1. 検索ボックスに「SharePoint」と入力します。

    SharePoint のトリガーを検索する

  2. 検索して、[SharePoint - 新しい項目が作成されたとき] トリガーを選択します。

    SharePoint のトリガーを選択する

  3. 新しい項目でフローが監視する SharePoint リストの [サイト アドレス][リスト名] を選択します。

[サイト アドレス][リスト名] は、このチュートリアルで先に示された項目です。

SharePoint 情報

プロファイル アクションの追加

  1. [新しいステップ] を選択し、[アクションの追加] を選択します。

    新しいステップ

  2. [アクションの選択] 検索ボックスに「プロファイル」と入力します。

    プロファイルの検索

  3. 検索して、[Office 365 ユーザー - 私のプロファイルの取得] アクションを選択します。

    Office ユーザーの選択

  4. フローの名前を指定し、[フローの作成] を選択してこれまでに行った作業を保存します。

    フローの保存

承認アクションの追加

  1. [フローの編集] を選択します。

    フローの編集

  2. [新しいステップ] を選択し、[アクションの追加] を選択します。

    新しいステップ

  3. [アクションの選択] 検索ボックスに「承認」と入力します。

    承認の検索

  4. [承認 -Start an approval (承認を開始)] アクションを選択します。

    承認アクションの選択

  5. 必要に応じて、[Start an approval (承認を開始)] カードを構成します。

    注: [タイトル][割り当て先ユーザー/グループ] は必須です。

    承認の構成

注: このアクションを実行すると、[割り当て先ユーザー/グループ] ボックス内の電子メール アドレスに承認要求が送信されます。

条件の追加

  1. [新しいステップ] を選択し、[条件の追加] を選択します。

    条件の追加

  2. [オブジェクト名] ボックスを選択して、[このフローで使用されるアプリやサービスから動的なコンテンツを追加します] カードの検索ボックスに「応答」と入力します。

  3. 応答トークンを選択します。

    応答トークンの選択

  4. [値] ボックスを選択して、ボックスに「承認」と入力します。

    メモ:

    [Approvals - Start an approval](承認 - 承認を開始) アクションに対する有効な応答は「承認」と「却下」です。 これらの応答は、大文字小文字を区別します。

  5. [条件] カードは、次のイメージのようになります。

承認に電子メール アクションを追加する

休暇申請が承認された場合に電子メールを送信するには、次のステップに従います。

  1. 条件の [IF YES, DO NOTHING] 分岐で [アクションの追加] を選択します。

    新しいステップの追加

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「電子メールの送信」と入力します。

    電子メール アクションの検索

  3. [Office 365 Outlook - 電子メールの送信] アクションを選びます。

    電子メールの送信アクションの選択

  4. 電子メール カードを必要に応じて構成します。

    注: [宛先][件名]、および [本文] は必須です。

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートです。

    注: [電子メールの送信] カードの [本文] ボックスで、[承認 - Start an approval (承認を開始)] アクションのコメント トークンを使用します。

承認された電子メールのテンプレートを構成する

承認された要求の更新アクションを追加する

  1. [IF YES] 分岐から [アクションの追加] を選択します。

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「更新」と入力します。

    更新アクションの検索

  3. [SharePoint - アイテムの更新] アクションを選択します。

    アイテムの更新を選択する

  4. 必要に応じて、[アイテムの更新] カードを構成します。

注: [サイト アドレス][リスト名][ID]、および [タイトル] は必須です。

アイテムの更新の構成

却下に電子メール アクションを追加する

  1. [IF NO, DO NOTHING] 分岐で [アクションの追加] を選択します。

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「電子メールの送信」と入力します。

    電子メール アクションの検索

  3. [Office 365 Outlook - 電子メールの送信] アクションを選びます。

    電子メールの送信アクションの選択

  4. 電子メール カードを必要に応じて構成します。

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートを表します。

却下された要求を構成する

却下された要求に更新アクションを追加する

  1. [アクションの追加] を選択します。

    アクションの追加

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「アイテムの更新」と入力します。

    更新アクションの検索

  3. [SharePoint - アイテムの更新] アクションを選択します。

    アイテムの更新を選択する

  4. カードを必要に応じて構成します。

注: [サイト アドレス][リスト名][ID]、および [タイトル] は必須です。

アイテムの更新カード

  1. [フローの更新] を選択して、行った作業を保存します。

    更新アクションを選択する

ステップに従っている場合、フローは次のスクリーン ショットのようになります。

フローの概要

これでフローが作成されました。テストしてみましょう。

承認の要求

先ほど作成した SharePoint Online リストに休暇申請を作成します。

この要求 (フローのトリガー) を保存したら、次の操作を行います。

  1. 承認センターで要求を作成します。

  2. 承認者に承認の要求電子メールを送信します。

これでフローの作成およびテストが終了したので、フローの使い方を他のユーザーに知らせてください。

詳細については、こちらをご覧ください