パラレル承認ワークフローでは、請求書、発注書、休暇申請などの項目を複数のユーザーが承認する必要があります。各ユーザーの承認は、他のすべての承認者から独立しています。

このチュートリアルでは、Microsoft Flow を使用してパラレル承認ワークフローを自動化するフローを作成します。 このフローにより、従業員の休暇申請プロセス (その従業員が日常的にサポートするすべてのユーザーまたはチームからの承認を求める) が自動化されます。 従業員は SharePoint リストを使用して休暇を申請します。 休暇の承認は、従業員の直属のマネージャー、販売チーム、および人事チームから得る必要があります。 各休暇申請は、決定を行う各承認者に転送されます。 このフローでは、状態の変化を示す電子メールが送信され、決定情報によって SharePoint が更新されます。

前提条件

  • Microsoft Flow

  • SharePoint Online リスト。

  • Office 365 Outlook と Office 365 ユーザー アカウント。

メモ:

このチュートリアルでは、SharePoint Online と Office 365 Outlook を使用しますが、Zendesk、Salesforce、Gmail など、その他のサービスを使用することもできます。

フローを作成する前に、SharePoint Online リストを作成します。その後、このリストを使用して、休暇の承認を要求します。

作成する SharePoint Online リストには、次の列を含める必要があります。

SharePoint リストの列

SharePoint Online リストの名前と URL をメモします。 これらの項目は、後で [SharePoint - 新しい項目が作成されたとき] トリガーを構成するために使用します。

空白のテンプレートからフローを作成する

  1. Microsoft Flow にサインインします。

    サインイン

  2. [自分のフロー] タブを選択します。

    自分のフローの選択

  3. [一から作成] を選択します。

    一から作成する

トリガーの追加

  1. 検索ボックスに「SharePoint」と入力します。

    SharePoint のトリガーを検索する

  2. 検索して、[SharePoint - 新しい項目が作成されたとき] トリガーを選択します。

    SharePoint のトリガーを選択する

  3. 新しい項目でフローが監視する SharePoint リストの [サイト アドレス][リスト名] を選択します。

SharePoint 情報

休暇申請を作成した従業員のマネージャーを取得する

  1. [新しいステップ] を選択し、[アクションの追加] を選択します。

    新しいステップ

  2. [アクションの選択] 検索ボックスに「get manager」(マネージャー取得) と入力します。

  3. [Office 365 Users - Get manager](Office 365 ユーザー - マネージャー取得) アクションを検索して選択します。

    Office ユーザーの選択

  4. [Get manager](マネージャー取得) カードの [ユーザー] ボックスに [Created By Email](電子メールによって作成) トークンを挿入します。

    このアクションを使用すると、SharePoint で休暇申請を作成した従業員のマネージャーを取得できます。

    マネージャーの構成を取得する

フローに名前を付けて保存する

  1. フローの名前を指定し、[フローの作成] を選択してこれまでに行った作業を保存します。

フローの保存

メモ:

定期的に画面上部の [フローの更新] を選択して変更をフローに保存します。

更新アクションを選択する

フローの保存や更新後に変更を続行するには、画面上部から [フローの編集] を選択してから変更を続行します。

直属のマネージャー用の承認アクションを追加する

  1. [フローの編集] を選択します。

    フローの編集

  2. [新しいステップ] を選択し、[アクションの追加] を選択します。

    新しいステップ

  3. [アクションの選択] 検索ボックスに「承認」と入力します。

    承認の検索

  4. [承認 -Start an approval (承認を開始)] アクションを選択します。

    承認アクションの選択

  5. 必要に応じて、[Start an approval (承認を開始)] カードを構成します。

    注: [タイトル][割り当て先ユーザー/グループ] は必須です。

    承認の構成

重要:

このアクションを実行すると、[割り当て先ユーザー/グループ] ボックス内の電子メール アドレスに休暇申請が送信されるため、Get manager 一覧から取得した Email トークンを挿入してください。

販売チーム用のパラレル分岐承認アクションを挿入する

  1. Get manager カードと Start an approval カードの間にある下向き矢印を選択します。

  2. 下向き矢印を選択した後に表示されるプラス記号を選択します。

  3. Add a parallel branch を選択します。

  4. [アクションの追加] を選択します。

    マネージャーの構成を取得する

  5. 休暇申請を販売チームに送信する Start an approval アクションを検索して選択し、構成します。 Start an approval アクションを追加する方法がわからない場合は、直属のマネージャー用の承認アクションを追加するために使用したステップを参照してください。

重要:

Start an approval アクションの [割り当て先ユーザー/グループ] ボックスにある販売チームの電子メール アドレスを使用します。

人事チーム用のパラレル分岐承認アクションを挿入する

  1. 営業チーム用のパラレル分岐を追加する手順を繰り返して、休暇申請を人事に送信する Start an approval アクションを追加して構成します。
重要:

Start an approval アクションの [割り当て先ユーザー/グループ] ボックスにある人事チームの電子メール アドレスを使用します。

これまでのステップに従った場合、フローは次の例のようになります。

パラレル分岐が含まれるフロー

パラレル分岐を追加した後のオプション

パラレル分岐にアクションを追加した後は、次の 2 種類の方法でフローにステップをさらに追加できます。

  • 小さい Insert a new step ボタン (分岐の空白部分、または分岐のすぐ下の領域を選択したときに表示される丸付きの + ボタン) を使用します。 このボタンを選択すると、その特定の分岐にステップが追加されます。 このボタンによって追加したステップは、この特定の分岐が完了した後で実行されます。

  • ワークフロー全体の下部にある大きい [新しいステップ] ボタンを使用します。 このボタンを選択すると、すべての分岐が完了した後で実行されるアクションが追加されます。 このボタンによって追加したステップは、すべての分岐が完了した後に実行されます。

以下のセクションでは、小さい Insert a new step を使用して、各分岐で次のステップを実行します。

  • 休暇申請が承認されたか拒否されたかをチェックする条件を追加します。

  • 決定を従業員に通知する電子メールを送信します。

  • SharePoint 内の休暇申請を承認の決定情報によって更新します。

次に、大きい [新しいステップ] ボタンを使用して、休暇申請に関するすべての決定をまとめた電子メールを送信します。

引き続き、次の処理を行いましょう。

各分岐に条件を追加する

  1. Start an approval 分岐にある空白部分を選択します。
  2. 小さい Insert a new step ボタン (前のステップで空白部分を選択した後で表示された丸付きの + ボタン) を選択します。
  3. 表示されるメニューから [条件の追加] を選択します。
  4. [条件] カードの最初のチェックボックスをオンにして、動的コンテンツ一覧の Start an approval カテゴリから Response トークンを選択します。

    パラレル分岐条件が含まれるフロー

  5. 一覧 ([条件] カードの中ほどにある) が is equal to に設定されていることを確認します。

  6. 最後のボックスに「Approve」(承認) (このテキストでは大文字と小文字が区別されます) と入力します。

  7. 条件カードは、次の例のようになります。

    パラレル分岐条件が含まれるフロー

    メモ:

    この条件は、Start an approval アクションから従業員のマネージャーに送信される応答をチェックします。

  8. Start an approval 2 (販売チームへの承認要求) と Start an approval 3 (人事チームへの承認要求) の分岐について、前のステップを繰り返します。

各分岐に電子メール アクションを追加する

[条件] 分岐の [IF YES, DO NOTHING] の側で、次のステップを実行します。

注: フローでこれらのステップが使用されて電子メールが送信されるのは、要求が承認された場合です。

  1. 条件の [IF YES, DO NOTHING] 分岐で [アクションの追加] を選択します。

    新しいステップの追加

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「電子メールの送信」と入力します。

    電子メール アクションの検索

  3. [Office 365 Outlook - 電子メールの送信] アクションを選びます。

    電子メールの送信アクションの選択

  4. 電子メール カードを必要に応じて構成します。

    注: [宛先][件名]、および [本文] は必須です。

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートです。

    注: [電子メールの送信] カードの [本文] ボックスで、[承認 - Start an approval (承認を開始)] アクションのコメント トークンを使用します。

事前承認済みの電子メール テンプレートを構成する

要求が却下されたときに電子メールを送信するには、[条件] 分岐の [IF NO, DO NOTHING] の側を使用した後、前のステップを繰り返して却下電子メール用のテンプレートを追加します。

Start an approval 2 (販売チームへの承認要求) と Start an approval 3 (人事チームへの承認要求) の分岐について、前のステップを繰り返します。

決定によって休暇申請を更新する

決定が行われたときに SharePoint を更新するには、次の手順を実行します。

注: 以下のステップは分岐の [IF YES][IF NO] の両方の側で実行してください。

  1. [IF YES] 分岐から [アクションの追加] を選択します。

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「更新」と入力します。

    更新アクションの検索

  3. [SharePoint - アイテムの更新] アクションを選択します。

    アイテムの更新を選択する

  4. 必要に応じて、[アイテムの更新] カードを構成します。

アイテムの更新の構成

Start an approval 2Start an approval 3 の分岐について、前のステップを繰り返します。

フローを完成させる

  1. [新しいステップ] > [アクションの追加] を選択する

    アイテムの更新の構成

  2. 各承認の結果を要約した電子メールを送信するには、上記のステップを使用します。 この電子メールは休暇を申請した従業員に送信します。 カードは次の例のようになります。

アイテムの更新の構成

最新の承認に関する詳細を説明する

最新の承認の概要