一部のワークフローでは、最終承認者が承認する前に事前承認が必要です。 たとえば、ある会社には、1000.00 ドルを超える請求書では財務部門による承認の前に事前承認を要求するシーケンシャル承認ポリシーが存在する可能性があります。

このチュートリアルでは、従業員の休暇申請を管理するシーケンシャル承認フローを作成します。

フローの詳細なステップ

このフローは次のようなものです。

  1. 従業員が SharePoint Online リストで休暇申請を作成したときに開始されます。

  2. 休暇申請を承認センターに追加した後、申請を事前承認者に電子メールで送信します。

  3. 事前承認の決定を従業員に電子メールで送信します。

  4. SharePoint Online リストを事前承認者の決定とコメントによって更新します。

注: 申請が事前承認された場合に、フローは以下のステップに進みます。

  1. 最終承認者に申請を送信します。

  2. 最終決定を従業員に電子メールで送信します。

  3. SharePoint リストを最終決定によって更新します。

このイメージは、上記のステップをまとめたものです。

フローの Visio ダイアグラム

前提条件

  • Microsoft Flow

  • SharePoint Online リスト。

  • Office 365 Outlook と Office 365 ユーザー アカウント。

メモ:

このチュートリアルでは、SharePoint Online と Office 365 Outlook を使用しますが、Zendesk、Salesforce、Gmail など、その他のサービスを使用することもできます。

フローを作成する前に、SharePoint Online リストを作成します。その後、このリストを使用して、休暇の承認を要求します。

作成する SharePoint Online リストには、次の列を含める必要があります。

SharePoint リストの列

SharePoint Online リストの名前と URL をメモします。 これらの項目は、後で [SharePoint - 新しい項目が作成されたとき] トリガーを構成するときに使用します。

空白のテンプレートからフローを作成する

  1. Microsoft Flow にサインインします。

    サインイン

  2. [自分のフロー] タブを選択します。

    自分のフローの選択

  3. [一から作成] を選択します。

    一から作成する

トリガーの追加

  1. 検索ボックスに「SharePoint」と入力します。

    SharePoint のトリガーを検索する

  2. 検索して、[SharePoint - 新しい項目が作成されたとき] トリガーを選択します。

    SharePoint のトリガーを選択する

  3. 新しい項目でフローが監視する SharePoint リストの [サイト アドレス][リスト名] を選択します。

SharePoint 情報

休暇申請を作成した従業員のマネージャーを取得する

  1. [新しいステップ] を選択し、[アクションの追加] を選択します。

    新しいステップ

  2. [アクションの選択] 検索ボックスに「get manager」(マネージャー取得) と入力します。

  3. [Office 365 Users - Get manager](Office 365 ユーザー - マネージャー取得) アクションを検索して選択します。

    Office ユーザーの選択

  4. [Get manager](マネージャー取得) カードの [ユーザー] ボックスに [Created By Email](電子メールによって作成) トークンを挿入します。

    このアクションを使用すると、SharePoint で休暇申請を作成した従業員のマネージャーを取得できます。

    マネージャーの構成を取得する

  5. フローの名前を指定し、[フローの作成] を選択してこれまでに行った作業を保存します。

    フローの保存

    メモ:

    定期的に画面上部の [フローの更新] を選択して変更をフローに保存します。

    更新アクションを選択する

保存操作を行った後は、画面上部の [フローの編集] を選択し、変更を続行します。

事前承認用の承認アクションを追加する

  1. [フローの編集] を選択します。

    フローの編集

  2. [新しいステップ] を選択し、[アクションの追加] を選択します。

    新しいステップ

  3. [アクションの選択] 検索ボックスに「承認」と入力します。

    承認の検索

  4. [承認 -Start an approval (承認を開始)] アクションを選択します。

    承認アクションの選択

  5. 必要に応じて、[Start an approval (承認を開始)] カードを構成します。

    注: [タイトル][割り当て先ユーザー/グループ] は必須です。

    承認の構成

注: このアクションを実行すると、[割り当て先ユーザー/グループ] ボックス内の電子メール アドレスに事前承認要求が送信されます。

条件の追加

  1. [新しいステップ] を選択し、[条件の追加] を選択します。

    条件の追加

  2. [オブジェクト名] ボックスを選択して、[このフローで使用されるアプリやサービスから動的なコンテンツを追加します] カードの検索ボックスに「応答」と入力します。

  3. 応答トークンを選択します。

    応答トークンの選択

  4. [値] ボックスを選択して、ボックスに「承認」と入力します。

    メモ:

    [Approvals - Start an approval](承認 - 承認を開始) アクションに対する有効な応答は「承認」と「却下」です。 これらの応答は、大文字小文字を区別します。

  5. [条件] カードは、次のイメージのようになります。

メモ:

この条件は、Start an approval アクションからの応答をチェックします。

事前承認用の電子メール アクションを追加する

  1. 条件の [IF YES, DO NOTHING] 分岐で [アクションの追加] を選択します。

    新しいステップの追加

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「電子メールの送信」と入力します。

    電子メール アクションの検索

  3. [Office 365 Outlook - 電子メールの送信] アクションを選びます。

    電子メールの送信アクションの選択

  4. 電子メール カードを必要に応じて構成します。

    注: [宛先][件名]、および [本文] は必須です。

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートです。

    注: [電子メールの送信] カードの [本文] ボックスで、[承認 - Start an approval (承認を開始)] アクションのコメント トークンを使用します。

事前承認済みの電子メール テンプレートを構成する

事前承認された要求用の更新アクションを追加する

  1. [IF YES] 分岐から [アクションの追加] を選択します。

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「更新」と入力します。

    更新アクションの検索

  3. [SharePoint - アイテムの更新] アクションを選択します。

    アイテムの更新を選択する

  4. 必要に応じて、[アイテムの更新] カードを構成します。

アイテムの更新の構成

事前承認者のマネージャーを取得する

  1. 先ほどの休暇申請を作成した従業員のマネージャーを取得するステップを使用して、Get manager アクションを再度追加して構成します。 今回は事前承認者のマネージャーを取得します。

  2. 作成した Get manager 2 カードはこのイメージのようになります。 [このフローで使用されるアプリやサービスから動的コンテンツを追加します] カードでは、Get manager カテゴリから取得した [電子メール] トークンを使用してください。

事前承認者のマネージャーを取得する

最終承認アクションを追加する

  1. 先ほどの事前承認用の承認アクションを追加するステップを使用して、Start an approval アクションを再度追加して構成します。 このアクションを使用すると、最終承認を求める電子メール要求が送信されます。

  2. 完了したカードはこのイメージのようになります。

    承認の構成

最終承認条件を追加する

  1. 条件を追加するステップを繰り返して、最終承認者の決定をチェックする条件を追加して構成します。

最終承認情報を含む電子メールを送信する

  1. 事前承認用の電子メール アクションを追加するステップを使用して、休暇申請が承認されたときに電子メールを送信するアクションを追加して構成します。

  2. 完了したカードはこのイメージのようになります。

最終承認の電子メール テンプレート

承認情報によって SharePoint を更新する

  1. 事前承認要求用の更新アクションを追加するステップを使用して、休暇申請が承認されたときに SharePoint を更新するアクションを追加して構成します。

  2. 完了したカードはこのイメージのようになります。

    アイテムの更新の構成

事前承認の却下情報を含む電子メールを送信する

  1. [IF NO, DO NOTHING] 分岐で [アクションの追加] を選択します。

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「電子メールの送信」と入力します。

    電子メール アクションの検索

  3. [Office 365 Outlook - 電子メールの送信] アクションを選びます。

    電子メールの送信アクションの選択

  4. 電子メール カードを必要に応じて構成します。

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートを表します。

却下された要求を構成する

注: このアクションは [条件] カードの下にある [IF NO, DO NOTHING] 分岐に追加する必要があります。

事前承認の却下情報によって SharePoint を更新する

  1. [アクションの追加] を選択します。

    アクションの追加

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「アイテムの更新」と入力します。

    更新アクションの検索

  3. [SharePoint - アイテムの更新] アクションを選択します。

    アイテムの更新を選択する

  4. カードを必要に応じて構成します。

要求が却下された場合に SharePoint を更新する

最終的な却下情報を含む電子メールを送信する

  1. 事前承認の拒否情報を含む電子メールを送信するステップを使用して、休暇申請が最終承認者によって却下されたときに電子メールを送信するアクションを追加して構成します。

    注: このアクションは [条件 2] カードの下にある [IF NO, DO NOTHING] 分岐に追加する必要があります。

  2. 完了したカードはこのイメージのようになります。

却下された要求を構成する

最終的な却下情報によって SharePoint を更新する

  1. 事前承認の拒否情報によって SharePoint を更新するステップを使用して、最終承認者が休暇申請を却下したときに SharePoint を更新するアクションを追加して構成します。

  2. 完了したカードはこのイメージのようになります。

アイテムの更新カード

  1. [フローの更新] を選択して、行った作業を保存します。

更新アクションを選択する

これまでのステップに従った場合、フローは次のイメージのようになります。

フローの概要

これで、フローを作成できました。実行してみましょう。

承認の要求

先ほど作成した SharePoint Online リストに休暇申請を作成します。

この要求 (フローのトリガー) を保存したら、次の操作を行います。

  1. 承認センターで要求を作成します。

  2. 承認者に承認の要求電子メールを送信します。

要求は次のイメージのようになります。

休暇申請

承認待ちの要求を表示する

次のステップに従って、承認待ちの要求をすべて表示します。

  1. Microsoft Flow にサインインします。

    サインイン

  2. [承認] タブを選択します。

    [承認] タブ

  3. [Received requests](受信した要求) の下で、保留中の承認要求を見つけます。

    保留中の要求

要求を事前承認する

自分が承認フローの承認者でない場合は、他のユーザーが要求を作成するたびに電子メールを受信します。 承認の要求は、承認センターにも送信されます。 その後、電子メール、承認センター、または Microsoft Flow アプリから、要求を承認または却下することができます。

要求を承認するには

電子メールの場合

  1. 項目が SharePoint Online リストに追加されたときに受信する電子メールで [承認] を選択します。

    注: Microsoft Flow アプリがインストールされているモバイル デバイスを使用している場合は、Microsoft Flow アプリが起動されます。それ以外の場合は、承認センターがブラウザーに表示されます。

    要求の電子メール

  2. コメントを入力して、[確認] ボタンを選択します。

    コメントの入力

承認センターの場合

  1. Microsoft Flow にサインインします。

    サインイン

  2. [承認] タブを選択します。

    一から作成する

  3. 承認する要求で [承認] を選択します。

    一から作成する

  4. メモを追加して、[確認] ボタンを選択します。

    メモを追加して確認する

Microsoft Flow アプリの場合

  1. Microsoft Flow アプリがインストールされているスマートフォンで、承認の要求電子メールの [承認] を選択します。

  2. 画面の右上隅にある [確認] を選択します。

    確認を選択する

  3. 成功ページが表示され、承認が記録されたことを示します。

    成功ページ

注: Android、iOS、Windows Phone の画面は、若干異なる場合がありますが、機能はすべてのデバイスで同じです。

要求を承認する

要求を承認するステップは、要求を事前承認するステップと同じです。

注: 最終承認者が休暇申請を取得するのは、その申請が事前承認された後だけです。

要求を却下する

電子メール、承認センター、または Microsoft Flow アプリを使用して、要求を却下することができます。 要求を却下するには、要求を承認するためのステップに従いますが、[承認] ではなく、[却下] を選択します。

決定 (要求の却下) を確認した後、フローでは次のステップが実行されます。

  1. 休暇を申請したユーザーに電子メールを送信します。

  2. SharePoint Online リストを承認者の決定とコメントで更新します。

詳細情報

1 人の承認者による最新の承認のチュートリアル