SharePoint で項目を作成した場合に、承認電子メールを担当者に送信し、その項目が承認されたか拒否されたかが、その担当者から通知されるフローを作成します。 このチュートリアルに厳密に従うために、ここではトリガー アクションとしてシンプルな SharePoint リストを作成しますが、Dropbox、OneDrive などの別のデータ ソースを使用することもできます。

前提条件

  • [Title] 列が含まれる Project Tracker という名前のシンプルな SharePoint Online リストを作成し、[Assigned To] という名前のユーザー列またはグループ列を追加します。

Project Tracker SPO リストのイメージ

フローをトリガーするイベントの追加

  1. flow.microsoft.com で、上部のナビゲーション バーの [自分のフロー] を選択し、[Create new flow (新しいフローの作成]) を選択します。

    新しいフローの作成のイメージ

  2. [How would you like to start? (どのように開始しますか)] ボックスに、「new item」と入力するか貼り付け、[SharePoint Online - when a new item is created (SharePoint Online - 新しい項目が作成されたとき)] を選択します。

    SPO トリガーのイメージ

  3. メッセージが表示されたら、SharePoint Online にサインインします。

  4. [Site url (サイトの URL)] で、リストが含まれるサイトの URL を入力するか貼り付けます。

    SPO サイト URL のイメージ

  5. [List name (リスト名)] で、[Project Tracker] などのリストを選択します。

    SPO リスト名のイメージ

結果アクションの追加

  1. + ボタンを選択し、[アクションの追加] を選択します。

    アクションの追加のイメージ

  2. [What would you like to do next? (次に何を実行しますか)] ボックスに、「電子メールの送信」と入力するか貼り付け、[Office 365 Outlook - 承認の電子メールを送信します] を選択します。

    承認の電子メールの送信のイメージ

  3. メッセージが表示されたら、Office 365 Outlook にサインインします。

  4. [To (宛先)] フィールドを選択し、[Assigned to EMail (担当者の電子メール)] を選択します。

    [Assigned To] 列のユーザーが、電子メールを受け取って、項目を承認または拒否します。 フローをテストするために項目を作成する場合は、このフィールドに自身を指定します。 このようにして自分で項目を承認または拒否し、さらにその通知メールも受け取ります。

    : [Subject (件名)] フィールドと [User Options (ユーザー オプション)] フィールドは、ニーズに合わせてカスタマイズできます。

    承認の電子メールの送信先フィールドのイメージ

条件の追加

  1. + ボタンを選択し、[条件の追加] を選択します。

    条件追加のイメージ

  2. [オブジェクト名] フィールドで、[SelectedOption] を選択します。

  3. [値] フィールドに、「Approve」と入力するか貼り付けます。

    条件カードのイメージ

  4. [はいの場合] 領域で [アクションの追加] を選択します。

    はいの場合のアクションの追加のイメージ

  5. [What would you like to do next? (次に何を実行しますか)] ボックスに、「電子メールの送信」と入力するか貼り付け、[Office 365 Outlook - 電子メールの送信] を選択します。

    はいの場合の電子メールの送信のイメージ

  6. [Subject (件名)] ボックスで、件名を指定します。

    たとえば、[Assigned To DisplayName (担当者の表示名)] を選択し、「has approved」と入力して前後にスペースを挿入します。次に、[Title] を選択します。

  7. [Body (本文)] ボックスで、電子メールの本文を指定します (「プロジェクトの次のフェーズに進む準備ができました。」など)。

  8. [To (宛先)] フィールドに、受信者 ([Created by EMail (電子メールの作成者)] など) を入力します。

    SharePoint リストに項目を作成したユーザーに、プロジェクトが承認されたか拒否されたかが通知されます。

    はいの場合の電子メールの送信のイメージ

  9. [いいえの場合] 領域では、直前の 5 つの手順を繰り返します。ただし、[Subject (件名)][Body (本文)] には、プロジェクトが拒否された旨を入力します。

    いいえの場合の電子メールの送信のイメージ

フローの完了およびテスト

  1. フローに名前を付けて、[Create flow (フローの作成)] を選択します。

    フロー作成のイメージ

  2. SharePoint リストに項目を作成します。

    承認メールは、指定した受信者に送信されます。 受信者がその電子メールで [承認] または [却下] を選択すると、電子メールで返信が届きます。